如何高效开会

从毕业到现在，已经工作将近 5 年了，在这段期间也经历过大大小小的各种会议，有很多简明扼要直入主题的会议，也有不少浑浑噩噩，听半天不知道会议主题、自己的定位的会议。比如说以下这些会议：

开会前 5-10 分钟或者会议进行的过程中才被通知要参加会议，但是我们连这个会是干什么的，都有谁参加，讨论什么内容都不清楚，然后就被硬生生拉到一个会上。

莫名收到一个 XX 时间 XX 主题的会邀，会邀中没有会议议程说明，没有主持人来跟我做前置沟通，没有会议涉及的文档，根本无法判断我能做什么、对我来说有什么用的一个会。

你是会议主持人的角色，这个会议原本预计 1 个小时内结束的，但是中途参会人 A 和 B 由于某些分歧一直争执不下，持续发散讨论，最后不光会议超时了，也没有实质性进展。

参会人的角色不同，所关注的点也不一样。作为一名开发人员，我会关注逻辑能不能实现；而产品经理会关注这个需求价值是什么，成本有多大。讲了半天，可能你还没搞懂逻辑以及能否实现，这个需求已经拍板了。这种后续又会带来无限的扯皮。

我相信大家多多少少都遇到过以上这几种情况，除了这些其实还有很多情况。当我遇到这种情况的时候，很多时候其实首先随之而来的感受是会带来情绪上的不爽，然后接下来才是理性来看这个会到底要我干嘛。这种经历次数多了，我觉得该把 “我们到底该如何开会” 这样的一些思考和方法拿出来分享和讨论，与大家共勉。希望我们能一起提高会议效率，开有必要的高质量的会。

我们可以从写作的方法的要素来探讨如何提高会议效率。
"是什么" , "为什么" , "这么做"

1. 是什么

开会解决的这个 “问题” 到底是什么，相应的弄明白会议目的到底是什么。
因为，一个没有达成目的的会议，即使时间再短，也是失败的。所以，开会前请先弄明白你开这个会的目的到底是啥，这个是指引你如何组织这场会议才会更成功的引子。不同目的、不同参会人，开会的形式可能也有有所不同，达成目的的方法就算是好方法。

2. 为什么

开会是要解决问题的，要不然干嘛浪费大家的时间来开会。
你就要先弄明白你的问题是什么，这个问题是否除了开会还有其他方式可以解决？如果你走过去喊下相关的几个人拉一块十句话能对清楚的，就没必要兴师动众开一个正式会议呀。所以先想明白这个会是必须要开的吗？
这个会议要解决的问题值不值得这么多人一起参与，为什么要涉及到这些部门和人员。当你想清楚这个问题，那么会议也已经很明确了。

3. 怎么做

要考虑清楚这些事项：

会议目标

参与会议部门和人员

用什么样的形式在什么地点开

这里用一个 checklist 当做开会流程，一项一项去检查自己是否都已经做好了。

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1. 会前
a. 确定会议主题和目标
ⅰ. 本次会议要讨论什么内容？
ⅱ. 会议结束要达成什么目标？
b. 识别相关方
ⅰ. 识别出来本次会议涉及哪些权力利益相关方，包括参会人都有哪些部门哪些角色哪些人（相关方宁多不少，要不然很容易要二次沟通）
c. 提前进行前置沟通
ⅰ. 提前拉群前置沟通本次会议核心概要和需要前置沟通讨论的问题（关键相关方也可以单独沟通），以便提升会上效率。
d. 提前发出会议资料供大家阅读。
e. 提前确认大家均可参会时间（可以看完大家闲忙日历提供选项供大家选择）。
f. 发出会议邀请
ⅰ. 邀请到人（执行人、决策人，至少确保关键角色都能到场）。
ⅱ. 最好至少提前一天发出会邀book大家时间。
ⅲ. 会邀内容包括：会议主题、议程、资料、时间、地点，可以强调下各相关方需要关注什么。

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2. 会中
a. 会前10分钟准备
ⅰ. 提前5-10分钟到达会议地点。
ⅱ. 再次群内提醒大家会议时间、地点。
ⅲ. 若有同学到点还没参会，尽快1V1请求回执、电话等，最晚会议开始时间5分钟后开启会议。
b. 会中沟通保持聚焦会议主题
ⅰ. 宣讲会议背景、目标、沟通流程—言简意赅
ⅱ. 沟通讨论会议内容（重点)——控场，紧扣主题不偏离。
1. 这部分主持人一定要控场（包括控制讨论方向和时间节奏），控制问题无限制发散，主持讨论流程，一直要紧扣会议主题，关注效率，直至最终形成结论。
2. 若会议过程有分歧僵持不下或者本次会议有限时间内讨论不清楚的点，可以记to do，然后跳到下一个问题，如果是最后僵持不下，则可以到时间适时结束会议，并确认分歧留下to do再约会议讨论（这部分如果只是其中少数相关方间的问题，可以会议结束后单独继续沟通）。

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3. 会后
a. 发出会议纪要
ⅰ. 注意，会议纪要不是你会后发了文字就行的，一定要确保你发的会议纪要是有执行性和可跟踪性的，而不仅仅是做模糊描述，要不然做了跟没做没啥太大区别。内容一定要包括会议结论（形成的共识）、to do(待确认点及接下来的action）并确认优先级、对应到责任人和deadline，最好邮件发出，起码要保证群内通知，同时@到相关人。
b. 跟踪todo进度
ⅰ. 根据todo的节点和责任人，进行相应处理进度追踪，完成后及时同步大家，到时间没完成的需要再催促，再次制定delay的时间点继续追踪。

最后，不一定所有问题都要通过开会解决，任何适用你的高效率的方法都是好方法，开无意义的会就像连百度百科都不愿意点一下就来随口问问题的行为一样令人不舒服。知易行难，共勉～