從畢業到現在，已經工作將近 5 年了，在這段期間也經歷過大小各種會議，有很多簡明扼要直入主題的會議，也有不少渾渾噩噩，聽半天不知道會議主題、自己的定位的會議。比如說以下這些會議：
- 開會前 5-10 分鐘或者會議進行的過程中才被通知要參加會議，但是我們連這個會是幹什麼的，都有誰參加，討論什麼內容都不清楚，然後就被硬生生拉到一個會上。
- 莫名收到一個 XX 時間 XX 主題的會邀，會邀中沒有會議議程說明，沒有主持人來跟我做前置溝通，沒有會議涉及的文件，根本無法判斷我能做什麼、對我來說有什麼用的一個會。
- 你是會議主持人的角色，這個會議原本預計 1 個小時內結束的，但是中途參會人 A 和 B 由於某些分歧一直爭執不下，持續發散討論，最後不光會議超時了，也沒有實質性進展。
- 參會人的角色不同，所關注的點也不一樣。作為一名開發人員，我會關注邏輯能不能實現；而產品經理會關注這個需求價值是什麼，成本有多大。講了半天，可能你還沒搞懂邏輯以及能否實現，這個需求已經拍板了。這種後續又會帶來無限的扯皮。
我相信大家多多少少都遇到過以上這幾種情況，除了這些其實還有很多情況。當我遇到這種情況的時候，很多時候其實首先隨之而來的感受是會帶來情緒上的不爽，然後接下來才是理性來看這個會到底要我幹嘛。這種經歷次數多了，我覺得該把「我們到底該如何開會」這樣的一些思考和方法拿出來分享和討論，與大家共勉。希望我們能一起提高會議效率，開有必要的高質量的會。
我們可以從寫作的方法的要素來探討如何提高會議效率。
"是什麼" , "為什麼" , "這麼做"
1. 是什麼#
開會解決的這個「問題」到底是什麼，相應的弄明白會議目的到底是什麼。
因為，一個沒有達成目的的會議，即使時間再短，也是失敗的。所以，開會前請先弄明白你開這個會的目的到底是啥，這個是指引你如何組織這場會議才會更成功的引子。不同目的、不同參會人，開會的形式可能也有有所不同，達成目的的方法就算是好方法。
2. 為什麼#
開會是要解決問題的，要不然幹嘛浪費大家的時間來開會。
你就要先弄明白你的問題是什麼，這個問題是否除了開會還有其他方式可以解決？如果你走過去喊下相關的幾個人拉一塊十句話能對清楚的，就沒必要興師動眾開一個正式會議呀。所以先想明白這個會是必須要開的嗎？
這個會議要解決的問題值不值得這麼多人一起參與，為什麼要涉及到這些部門和人員。當你想清楚這個問題，那麼會議也已經很明確了。
3. 怎麼做#
要考慮清楚這些事項：
- 會議目標
- 參與會議部門和人員
- 用什麼樣的形式在什麼地點開
這裡用一個 checklist 當做開會流程，一項一項去檢查自己是否都已經做好了。
1. 會前
a. 確定會議主題和目標
ⅰ. 本次會議要討論什麼內容？
ⅱ. 會議結束要達成什麼目標？
b. 識別相關方
ⅰ. 識別出來本次會議涉及哪些權力利益相關方，包括參會人都有哪些部門哪些角色哪些人（相關方寧多不少，要不然很容易要二次溝通）
c. 提前進行前置溝通
ⅰ. 提前拉群前置溝通本次會議核心概要和需要前置溝通討論的問題（關鍵相關方也可以單獨溝通），以便提升會上效率。
d. 提前發出會議資料供大家閱讀。
e. 提前確認大家均可參會時間（可以看完大家閒忙日曆提供選項供大家選擇）。
f. 發出會議邀請
ⅰ. 邀請到人（執行人、決策人，至少確保關鍵角色都能到場）。
ⅱ. 最好至少提前一天發出會邀book大家時間。
ⅲ. 會邀內容包括：會議主題、議程、資料、時間、地點，可以強調下各相關方需要關注什麼。
2. 會中
a. 會前10分鐘準備
ⅰ. 提前5-10分鐘到達會議地點。
ⅱ. 再次群內提醒大家會議時間、地點。
ⅲ. 若有同學到點還沒參會，儘快1V1請求回執、電話等，最晚會議開始時間5分鐘後開啟會議。
b. 會中溝通保持聚焦會議主題
ⅰ. 宣講會議背景、目標、溝通流程—言簡意賅
ⅱ. 溝通討論會議內容（重點)——控場，緊扣主題不偏離。
1. 這部分主持人一定要控場（包括控制討論方向和時間節奏），控制問題無限制發散，主持討論流程，一直要緊扣會議主題，關注效率，直至最終形成結論。
2. 若會議過程有分歧僵持不下或者本次會議有限時間內討論不清楚的點，可以記to do，然後跳到下一個問題，如果是最後僵持不下，則可以到時間適時結束會議，並確認分歧留下to do再約會議討論（這部分如果只是其中少數相關方間的問題，可以會議結束後單獨繼續溝通）。
3. 會後
a. 發出會議紀要
ⅰ. 注意，會議紀要不是你會後發了文字就行的，一定要確保你發的會議紀要是有執行性和可跟踪性的，而不僅僅是做模糊描述，要不然做了跟沒做沒啥太大區別。內容一定要包括會議結論（形成的共識）、to do(待確認點及接下來的action）並確認優先級、對應到責任人和deadline，最好郵件發出，起碼要保證群內通知，同時@到相關人。
b. 跟蹤todo進度
ⅰ. 根據todo的節點和責任人，進行相應處理進度追蹤，完成後及時同步大家，到時間沒完成的需要再催促，再次制定delay的時間點繼續追蹤。
最後，不一定所有問題都要通過開會解決，任何適用你的高效率的方法都是好方法，開無意義的會就像連百度百科都不願意點一下就來隨口問問題的行為一樣令人不舒服。知易行難，共勉～